Affecter des officiels aux matchs
Une fois les matchs dans votre calendrier principal, l'étape suivante consiste à affecter des officiels pour les couvrir. ASM vous permet de voir qui est disponible et de pourvoir chaque poste.
Comment affecter des officiels
- Allez dans Administration → Master Schedule (calendrier principal)
- Repérez le match auquel vous voulez affecter des officiels
- Cliquez sur le match pour ouvrir la vue d'affectation
- Pour chaque poste :
- Cliquez sur le poste vide
- Parcourez ou recherchez les membres disponibles
- Sélectionnez l'officiel à affecter
- L'affectation est enregistrée immédiatement
Vérifier la disponibilité
Lorsque vous affectez des officiels, ASM indique qui est disponible pour cette date :
- Available (disponible) — le membre s'est indiqué libre à cette date
- Not Available (non disponible) — le membre a indiqué qu'il ne peut pas travailler
- No Response (aucune réponse) — le membre n'a pas soumis de disponibilité pour cette date
Bonne pratique : Privilégiez les officiels qui se sont explicitement déclarés disponibles. Affecter quelqu'un qui n'a pas répondu peut mener à des refus de dernière minute.
Éléments à considérer
Pour décider à qui affecter le match, vous pouvez tenir compte de :
- Availability (disponibilité) — la personne est-elle libre à cette date ?
- Proximity (proximité) — le lieu est-il près de chez elle ?
- Experience level (niveau d'expérience) — s'agit-il d'un match de séries qui exige un officiel chevronné ?
- Fairness (équité) — la charge de travail est-elle bien répartie dans votre effectif ?
- Conflicts (conflits) — est-elle déjà affectée à un autre match au même moment ?
Remplacer un officiel déjà affecté
Si un officiel ne peut pas être présent après son affectation :
- Ouvrez le match dans le Master Schedule
- Cliquez sur le nom de l'officiel affecté
- Retirez l'affectation
- Affectez un remplaçant en suivant la même procédure
Conseils
- Servez-vous des filtres du calendrier pour restreindre les matchs par plage de dates, ligue ou statut
- Vérifiez les données de disponibilité avant d'affecter — cela évite les allers-retours
- Les officiels peuvent synchroniser leur calendrier sur leur téléphone via iCal une fois que vous avez publié — instructions de configuration